如何利用财务管理系统来管理好收入  

收入的确认与计量是企业财务管理系统的控制重点。有些人会说收入确认不是很简单吗,把产品发出去就可以确认收入了,并按照合同价格来计量。这只是外行人的看法罢了,从一个财务专业人士的角度看,其还是有很多技巧的。这大概就是所谓的内行看门道,内行看热闹吧。

•  发出商品就能确定收入吗 ?

我以前给一家企业实施财务管理系统的时候,碰到过一家企业。这家企业有的客户比较狠,他客户规定,你货发出来还不能确认应收帐款,而要等我把货用完后才能确认应收帐款,我才承认这笔应付款项。

其实,这种现象我已经见怪不怪了。在国内企业中,很多都是这么操作。客户是上帝,客户既然这么要求,而企业自己又没有能力去改变,那也只好当只顺从的小羔羊了,即使有点不合情理。

现在的问题是,这种情况财务上该如何处理呢 ?

一般来说,有两种解决方案。

一是刚开始财务上不做收入确认动作,当客户通知你可以确认时,再作应收帐款的确认。这个方法,虽然简化了业务操作,但是,企业也要付出一定的代价。因为我们都知道,根据收入与费用配比的原则,若我们收入不能确认,则成本也不能确认。也就是说,库存商品的金额无法扣减,这就会导致,企业产品已经发出去了,但是,帐上的金额仍然没有减去。

财务管理系统处理方法:

针对这种处理方式,财务管理系统不需要任何特别的处理。不过,为了不漏掉,这里还是有一个技巧可以参考。我们在发出商品的时候,就做应收帐款的生成动作,但是,不要把应收帐款审核。我们只需要在应收帐款备注中,说明这种情况。然后,当客户通知你确认应收帐款时,再把该笔应收帐款单据审核掉。计算收款日期时,是按照审核日期来计算的。同时,库存成本也会自动扣掉。

二是严格按照财务相关制度来做。财务相关法规,对这种业务有要求。当发出商品时,不能确认收入时,要先通过发出商品核算 ; 等到可以确认收入时,再确认相关的收入。如企业刚发货给客户时,就 “ 借发出商品,贷库存商品 ”; 然后等到客户通知企业可以确认收入时,再 “ 借应收帐款,贷主营业务收入、应交税费 - 增值税 ( 销项税额 )” ,同时结转相关的成本 “ 借主营业务成本,贷发出商品 ” 。这种处理方式,明显避免了第一种处理方式的弊端。帐上的库存成本与实际的库存金额不会再为此产生误差。

财务管理系统处理方法:

国内的财务管理软件,已经可以支持这种处理方式,毕竟是原产地呀,所以,能够满足本土化的需求。在发出商品时,企业通过 “ 发出商品未确认收入 ” 单据处理,如此,该单据审核时,不会确认收入与成本。然后,等到客户通知可以确认时,我们再根据这种单据可以直接转换成应收帐款单据。如此,自动化的作业,就不用用户重复的录入单据,提高了工作效率与单据的准确率。而且,单据之间的关联查询,也为我们事后的跟踪提供了方便。

•  有现金折扣的业务怎么处理 ?

企业有时候为了早点收回资金,会采取现金折扣业务。如某公司在 20×7 年 7 月 1 日向客户销售一批商品,开出的增值税专用发票上注明的销售价款为 20 000 元,增值税税额为 3 400 元。为及早收回货款,公司还跟客户约定的现金折扣条件为: 2/10 , 1/20 , n/30 。就是说,若客户在十天内付款,就给与 2% 的现金折扣 ; 若是 20 天之内,就是 1% 的现金折扣,若是 30 天内付款的话,就没有折扣了。

针对这种情况,财务管理系统该如何处理呢 ?

财务管理系统处理方法:

在讲系统的解决方案之前,我们必须要先明确一个问题。就是现金折扣跟其他折扣不一样,不能直接扣减货款。因为从财务角度上来看,现金折扣是为了吸引顾客提早付款,具有融资的性质。所以,现金折扣不能递减主营业务收入,而是计入到财务费用。明白这一点后,我们再来看系统的处理。

•  确认收入。

首先,当满足确认收入的条件时,财务人员要在系统里,确认应收帐款。同时,若该客户基本信息中,已经设置了以上这个现金折扣的付款条件的话,则会在应收帐款的单据上,自动带出。这里我们要注意,这里确认的应收帐款是没有折扣的金额。我们可以点 “ 会计分录 ” 按钮,查看其对应的会计分录。

借:应收账款 23 400

贷:主营业务收入 20 000

  应交税费 ―― 应交增值税 ( 销项税额 )3 400

可见,其主营业务收入是按实际的收入来确认的,没有受到现金折扣的影响。

2 、   收到款项。

若该客户在 20 日内付清货款的话,则就可以享受现金折扣。这里要注意一个小细节,就是现金折扣的计算基数,是否包括增值税。从以上的会计分录上看,就是说,时按应收帐款的金额来计算现今折扣呢,还是按主营业务收入的金额来确认现金折扣呢。这在法律上没有直接规定,一般要看企业自己的处理方式了。一般情况下,现金折扣是不考虑应交税费的影响的。也就是说,时按主营业务收入来确认现今折扣。

我们再收到客户的钱时,财务人员在系统中,根据以前做的应收帐款单据转换成付款单。在转换过程中,系统会检查付款条件,看其是否有现金折扣。若有现金折扣,则系统会自动计算出现金折扣的金额。为了保证系统计算的准确性,财务人员要注意,一是上面我们所说的,计算现金折扣的基数问题。在付款条件中,若设置了现金折扣,则系统中会提示让你选择计算基数。二是付款的日期了。我们知道,付款日期直接关系到现金折扣的比率。第十天付款跟第十一天付款,虽然只差一天,但是,相差一个点。一般情况下,根据应收单据转换成收款单时,默认的是当前日期。但是,若财务人员是昨天收到钱,今天才入系统的话,则要注意更改收款日期。不然的话,就会引起客户投诉哦。若发现日期错误,现金折扣计算不对,在收款单上还是可以更改日期的,不过日期更改完毕以后,要点一下 “ 重新计算现金折扣 ” 按钮,才行。

最后,我们查看会计分录,发现这跟其他的付款会计分录不一样,其多了一对会计分录。

借:财务费用 200

贷:应收账款 200

从这对会计分录中,我们也可以看到,现金折扣其不会冲减主营业务收入,而是当作融资费用,直接记入到财务费用当中去。

最后,再重复一下,影响现金折扣处理正确与否,主要取决于三个问题,一是现金折扣条件是否设置准确,二是其折扣计算时、到底是采用哪个基数,三是单据的日期要与实际日期一致,包括收入确认日期与实际收到款的日期。其中有一项错误的话,则现金折扣计算就会不准确。

•  退货对于收入的影响。

企业或多或少都发生过客户退货的问题。那发生这种业务时,对于收入的处理有什么影响呢 ? 我们又该如何应对呢 ?

这我们要分具体情况来处理,根据不同的情况,选择不同的处理方式。

1 、未确认销售收入

若企业发货给客户,但是,还不满足收入确认条件的。就如同上面我们所说的,要客户用掉材料后才能确认收入。为此,处理比较简单。只要直接把发出商品的转回到库存商品即可。若企业没有通过发出商品处理这方面的业务,那只要跟库退货单,在确认收入时,直接把数量减掉即可。

2 、   已经确认销售
   一般情况下,发生退货时,要冲减当期的销售收入与销售成本。也就是说,不会去影响上月的销售收入与成本。

不过这里要注意一种特殊的情况,即若企业已经付款,并且享受了现金折扣。再这种情况下,发生退货时,一般也要把现金折扣的金额从财务费用那边转回来。这个动作以前在手工操作时,经常被忘掉。但是,现在有了系统之后,这个动作系统被自动完成。我们在退货处理时,只要选择了对应收帐款单据或者收款单,则我们只需要输入退货的数量,则系统会自动计算出退货的金额。同时,若有现金折扣的话,还会自动生成会计分录,把原先记入到财务费用中的现金折扣剔除出来。

•  资产负债表日后的调整。

若企业已经出了资产负债表,还发生资产负债表前的出货单的退货,那处理起来相对麻烦一点。在以后我会专门介绍这方面的处理方式。
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